Apurahanhakijan tietosuoja Taloustoimittajain säätiössä

15.03.2019

Uusi kansallinen tietosuojalaki tuli voimaan 1.1.2019. Taloustoimittajain säätiö noudattaa tietosuojalakia käsitellessään apurahanhakijoiden henkilötietoja.

Taloustoimittajain säätiön tietosuojaseloste 14.11.2018

Rekisterinpitäjä:

Taloustoimittajain säätiö – Stiftelsen för ekonomijournalisterna sr. Tässä selosteessa siitä käytetään nimeä Säätiö.

Yhteyshenkilö: Helinä Hirvikorpi, asiamies@taloustoimittajainsaatio.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Säätiö on apurahasäätiö. Apurahanhakijan henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etu, joka perustuu Säätiön ja hakijan suhteeseen.

Säätiö myöntää apurahoja taloustoimittajille tai tutkijoille hakemusten perusteella. Henkilötietoja käytetään apurahapäätöksiä tehtäessä ja apurahoja maksettaessa sekä apurahayhteenvetojen ja   -tilastojen laadinnassa.

Apurahakategorioita on kolme: pienet stipendit, suuret stipendit ja työssäjaksamisstipendit (ks. Säätiön stipendisäännöt, https://www.taloustoimittajainsaatio.fi/fi/apurahojen-esittely/)

Rekisterin tietosisältö

Hakemusrekisteri koostuu sähköisistä apurahahakemuksista liitetiedostoineen sekä apurahojen sähköisistä käyttöselvityksistä liitetiedostoineen. Selvitykset koskevat työssäjaksamisstipendien ja suurten stipendien käyttöä.

Hakemukset sisältävät hakijoista seuraavat tiedot:

etu- ja sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite, IBAN-tilinumero, BIC-pankkitunniste, stipendin käyttötarkoitus, haettava euromäärä, edellisen stipendin saantiajankohta, työnantaja tai freelancerin tapauksessa pääasiakas sekä hakijan taloustoimittajauran pääetapit.

Suuren stipendin ja työssäjaksamisstipendin hakemukset sisältävät lisäksi hankkeen kustannusarvion ja aikataulusuunnitelman sekä hakijan suostumuksen stipendipäätöksen julkaisemiseen.

Selvitys apurahan käytöstä sisältää apurahan saajista seuraavat tiedot:

etu- ja sukunimen, syntymäajan, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen sekä selostuksen apurahan käytöstä liitetiedostoineen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietolähteitä ovat hakijoiden täyttämät sähköiset hakemuslomakkeet ja sähköiset selvityslomakkeet.

Tietojen luovutukset

Säätiöllä on tietyin edellytyksin lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa apurahansaajien henkilötiedot ja apurahojen suuruudet verohallinnolle ja ao. eläkevakuutusyhtiölle.

Rekisterin suojaus

Hakemuksia ja selvityksiä käsittelevät vain Säätiön hallitus ja asiamies.

Paperiarkisto eli manuaalinen aineisto sisältää säätiön vuosina 2014–2016 saamat hakemukset, jotka on tallennettu hallituksen pöytäkirjojen liitteinä. Paperiarkisto sijaitsee lukitussa, vartioidussa ja paloturvallisessa säilytystilassa, jonka omistaa vuokravarastoalan palveluntarjoaja. Avain varastoon on asiamiehellä.

hköinen arkisto, joka sisältää em. aineistot vuodesta 2017 eteenpäin, on tallennettu IT-palveluntarjoajan tietokoneille. Pääsy tietojärjestelmiin on rajoitettu niin, että vain asiamies ja säätiön hallituksen jäsenet voivat käyttää arkistoa säätiön puolesta.

Apurahanhakijan oikeudet

Hakijalla on oikeus tehdä valitus säätiön toiminnasta, mikäli hän katsoo tietosuojalainsäädännön mukaisten oikeuksiensa tulleen loukatuksi. Hakijalla on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn tai rajoittaa niiden käsittelyä.

Hakijalla on oikeus saada jäljennös kaikista itseään koskevista tiedoista ja tarkistaa ne. Tietojen korjaamiseksi on otettava yhteys Säätiön em. yhteyshenkilöön.

Hakijalla on oikeus saada toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Henkilötietojen säilytys

Apurahansaajien henkilötietoja säilytetään 10 vuotta. Rahoitusta vaille jääneiden hakijoiden henkilötietoja säilytetään viisi vuotta. Vain työssäjaksamis- ja suurten stipendien sekä tutkimusapurahojen saajat sekä säätiön lähipiiriin kuuluvat pienten stipendien saajat julkistetaan säätiön verkkosivuilla.